Ansvar för arbetet i Södra Lagnö Tomtägareförening har styrelsen, som väljs av årsmötet som äger rum i mars – april varje år.
Att regelbundet informera och kommunicera med medlemmarna är en förutsättning för ett framgångsrikt styrelsearbete genom att medlemmarna känner sig informerade om vad som händer och görs i föreningens regi.
För att vinna medlemmarnas fulla förtroende så krävs en ambition att vara så transparent som möjligt. Ett bra sätt att bidra till transparens är att vara tydlig med vad, när och hur man ska informera och kommunicera.
Föreningens styrelse har därför tagit fram en målbild för en informationspolicy som omfattar alla valda poster i föreningen såsom styrelseledamöter, revisorer, justeringsmän, byfogdar, fastlandsgrupper m.fl.
Policyn är inget juridiskt tvingande dokument, men är menat att avspegla föreningens ambition för informationsspridning.
Periodisk information
- Styrelsemötesprotokoll bör publiceras på hemsidan senast 2 veckor efter möte
- Årsmöte / Medlemsmöte utlyses på hemsidan minst 14 dagar före mötet
- Motioner skall ha inkommit till någon i styrelsen senast den sista januari
- Årsmötes- eller medlemsmötesprotokoll bör publiceras på hemsidan senast den sista juni
- Medlemsavgiften faktureras ut för hela året efter beslut på årsmötet i maj eller juni, med 30 dagars förfallodatum
- Höströjning (Höstbrev) bör gå ut senast i mitten av september (ansvaras av byfogdarna)
- Inför Midsommar så hålls årets enda gemensamma byfogdemöte. Detta bör hållas senast två helger före midsommar.
Spontan information
- Akut information, t.ex. vid fara bör annonseras via Hemsida, E-post och Facebookgrupp
- Trivselinformation – Hemsida, Epost och Facebook
- Extern information via föreningens kanaler (Hemsida, E-post, Facebookgrupp) får endast göras om det har en direkt anknytning till ön, eller för aktiviteter i öns närhet.