Vi fonderar normalt sett inte medel mellan år. Befintliga tillgångar bör omgående lösas upp av kostnader som uppkommer inom det område de är avsatta för.
Om man av något skäl ändå ska fondera medel från innevarande till nästkommande år, så skall det finnas ett av styrelsen eller årsmötet beslutat skäl. Ett sådant exempel är deponerade medel för båtplatser. Nya båtplatser som skapas betraktas numera som en "rätt" och inte som ett ”ägande” och är därför en tillgång som bör tillfalla det specifika objektet, i detta fall någon av våra brygganläggningar och skall därför finnas i balansräkningen.
Obetalda medlemsavgifter:
Kundfordringar i form av obetalda medlemsavgifter ska skrivas av som kundförlust när man på goda grunder kan anta att det kommer bli en kundförlust. Exempel på detta är dödsbo eller avflyttade medlemmar. Kundfordringar som för närvarande inte skrivs av är obetalda medlemsavgifter där vederbörande person fortfarande äger fastigheten och är verksam på ön, oavsett hur gammal skulden är.
När en kundfordring efter formellt beslut i styrelsen ska skrivas av, så bör det i möjligaste mån ske samma räkenskapsår som beslutet tas av styrelsen. Om beslutet i styrelsen tas mycket nära inpå nytt räkenskapsår, så kan man skriva av kundförlusten nästkommande räkenskapsår.
Utlägg:
Alla utlägg skall styrkas med kvitto eller faktura.
För medlemmar som gör utlägg å föreningens vägnar till exempel utlägg för förtäring vid höströjningen eller andra inköp där garantier ej är tillämpligt eller beloppet är under 5000kr, så räcker det med att e-posta ett inskannat eller fotat kvitto/faktura till kvitto@sodralagno.org för att få utlägget utbetalt, gärna med en kopia till kassor@sodralagno.org
För utlägg där man erhållit faktura och man vill att föreningen ska betala faktura, så skickas den inskannad eller fotad fakturan till faktura@sodralagno.org , gärna med kopia till kassor@sodralagno.org
Vid utlägg eller faktura på 5000kr eller mer, eller där kvittot också är garanti för en vara eller tjänst så ska alltid originalkvitto/faktura också skickas till föreningens postadress för att kunna erhålla ersättning.
Kvitto- eller fakturautlägg för icke medlem med fastighet på ön, så skall alltid originalkvittot oavsett belopp skickas till föreningens postadress.
Obligatoriska uppgifter i samband med redovisning av kvitto/faktura är:
Belopp (Yrkad ersättning, då kvitto ibland kan innehålla privata poster)
Namn
Bankkontonummer (inklusive clearing nummer)
Bank
Fastighet
Byalag
Dricks:
Vid betalning där dricks är kutym, exempelvis vid restaurangbesök eller taxiresa, så får eventuell dricks inte överstiga 10%. Dricks ges bara vid tidpunkter och tillfällen där det anses som en allmänt tillämpad praxis, så vid luncher eller avhämtning av mat dricksar vi inte.